Vermutlich haben Sie es schon getan. Wahrscheinlich sogar mehrfach – die Rede ist vom Onlineshopping. Aber haben Sie sich schonmal gefragt, was alles passiert, wenn Sie bei uns online Kaffee kaufen?

Pioniere im Kaffeeonlinehandel

Heute verlassen täglich mehrere hundert Pakete unser Lager. Das war aber nicht immer so, denn auch wir haben einmal ganz klein angefangen. Aber nicht nur das: wussten Sie, dass wir zu den deutschen Pionieren im Onlinehandel mit Lebensmitteln gehören? Im Jahr 2000 ging die erste Version unseres Webshops online. Damit gehörten wir zu den ersten Händlern in Deutschland, bei denen Sie via Internet Kaffee kaufen konnten.
Unsere Ursprünge liegen sogar noch weiter zurück. Schon seit 1992 brachten wir als klassischer Einzelhandel gute Maschinen und guten Kaffee unters Volk. Damals noch unter dem Namen ‚Happy Metal Espresso‘ und an einem anderen Standort.

Das alte Ladenlokal – hier konnte nur offline Kaffee kaufen

Eine kleine Anekdote am Rande: auch in der Offline-Zeit haben wir hin und wieder Pakete verschickt. Nämlich immer dann, wenn Stammkunden aus Bochum weggezogen sind und vor Ort keinen leckeren Kaffee kaufen konnten. Das war damals noch eine echte Herausforderung. Wir mussten nach einem geeigneten Karton suchen, die Bestellung liebevoll einpacken und doppelt und dreifach sichern. Dann durften wir uns auf dem Postamt in die Schlange einreihen und warten. Seitdem haben sich nur ein paar Kleinigkeiten geändert…

Wer Kaffee verkaufen will, muss Kaffee kaufen

Bevor Sie einkaufen können, müssen wir einkaufen. Kaffee ist ein Mengengeschäft. Wir denken in Tonnen, nicht in Kilos, wenn wir Kaffee kaufen. Wann wir wo wie viel bestellen, müssen wir gut planen. Teilweise sogar Monate im voraus. Bei deutschen Röstern oder Röstern mit deutschem Vertrieb ordern wir in kürzeren Abständen. Bei Röstern im Ausland kommen wir auf einen 2- bis 8-Wochen-Rhythmus. Außer in der italienischen Ferienzeit rund um den August. Da müssen wir mit unserer Lagerhaltung zwei bis drei Monate überbrücken, damit Sie problemlos bestellen können. Unabhängig von diesen Besonderheiten bekommen wir täglich frische Ware geliefert.

Andrea bei der Arbeit

Neu eintreffende Ware müssen wir auf Unversehrtheit, Vollständigkeit und Frische prüfen, bevor sie auf die einzelnen Lagerplätze verteilt wird. Bioware unterliegt zusätzlichen Kontrollen. Falls einmal etwas nicht in Ordnung sein sollte, müssen wir den Schaden genau dokumentiert (was, wann, wo, wie viel, ‚Beweisfoto‘), um ihn dem Lieferanten gegenüber geltend machen zu können. Der wiederum nimmt gerne das Transportunternehmen in die Pflicht und so kann es Wochen bis Monate dauern, bis alles geklärt ist.

Deutlich schneller müssen wir unser Wareneingangsprotokoll erstellen und die neu gelieferten Artikel in unseren Bestand einbuchen. Zuvor ausverkaufte Artikel werden so wieder freigeschaltet, außerdem wird der Versand eventuell beauftragter Benachrichtigungsemails an darauf wartende Kunden ausgelöst.

Die Frische

Röstdatum

Es ist uns wichtig, unseren Kaffee so frisch wie möglich zu verkaufen, denn dann schmeckt er einfach am besten. Ein besonders kurz zurückliegendes Röstdatum können wir Ihnen bei Kaffees anbieten, die wir auch besonders häufig ordern, wie z.B. Vicci oder Mocambo. Viele Röster arbeiten auch auftragsbezogen und rösten den Kaffee erst nach Eingang einer Bestellung. Die aktuellen Röst- und Mindesthaltbarkeitsdaten finden Sie bei uns immer direkt bei den Kaffees.

Dieses Thema ist komplexer als man gemeinhin denkt. Wir möchten ihnen immer möglichst frische Ware liefern. Daher akzeptieren wir keine Lieferungen, die älter sind als unser Bestand. Das führt immer wieder zu Diskussionen mit den Röstern – der gelieferte Kaffee sei ja schließlich noch haltbar. Das FIFO-Prinzip scheint leider noch nicht überall bekannt zu sein.
Ein langes MHD (Mindesthalbarkeitsdatum) ist dabei übrigens nicht alles. Viel wichtiger ist das Röstdatum, das wir bei jedem unserer Kaffees angeben (siehe Kasten). Die Röster haben durchaus unterschiedliche Ansichten über die Haltbarkeit ihrer Produkte. Entsprechend schwanken die Angaben dazu zwischen einem halben und drei Jahren.

Eine kleine Kuriosität am Rande: vor einigen Wochen stellten wir bei der Eingangskontrolle fest, dass wir eine komplette Palette entkoffeinierten Kaffee geliefert bekommen hatten, der eigentlich nach Mexiko sollte. Ganz knapp daneben!

Onlineshopping & Warenwirtschaft

Klick, klick: jetzt kommt Ihr Part. Wenn Sie bei uns Kaffee kaufen, wird Ihre Bestellung vom Onlineshop in unsere Warenwirtschaftssystem, das uns beim Verwalten von Lagerbeständen, Bestellungen und vielem mehr hilft, eingespielt.

Die meisten Aufträge durchlaufen unser System vollautomatisch, alle aber leider nicht. Dann ist Handarbeit angesagt, denn es kann an allen möglichen Stellen ‚haken‘. Diese Aufgabe wird meist von Andrea (die übrigens schon seit 2005 bei der Kaffeezentrale arbeitet) und Sarah erledigt, die oft auch unsere Stimmen am Telefon sind.

Sarah bei der Arbeit

Sie glauben ja gar nicht, was wir schon alles an ‚Datensalat‘ aus dem Shop bekommen haben, der bei einer vollständig automatisierten Verarbeitung (vermeidbare) Fehler hervorrufen würde. Manchmal steht im Adressfeld ein Bestellkommentar, bei Lieferungen an Packstationen wird gerne mal die Postnummer (alternativ die Nummer der Packstation) vergessen oder auch nicht daran gedacht, dass die Packstation eine eigene Postleitzahl hat. Ein Klassiker ist auch die Auswahl des falschen Landes. Zahlendreher bei der Hausnummer erkennt hingegen niemand, solche Pakete kommen irgendwann zu uns zurück (und haben dann schon Kosten in Höhe von etwa zehn Euro verursacht, da uns auch der Rückversand berechnet wird). Bei Maschinen müssen noch die richtigen Seriennummern in die Rechnungen eintragen.
Erst jetzt dürfen sich unsere fleißigen Mitarbeiter im Lager mit Ihrer Bestellung befassen..

Im Lager

Willkommen im Lager, dem Herzstück der Kaffeezentrale. Hier kümmern sich unsere drei feste Mitarbeiter Matthias, Uli und Klarissa sowie mehrere Aushilfen um Ihre Bestellung. Ihr Auftrag wird von Anfang bis zum Ende vom selben Mitarbeiter bearbeitet – wer sich mit Ihrer Bestellung befasst hat, können Sie übrigens anhand des Visitenkärtchens im Paket nachvollziehen. Vollautomatisch läuft im Lager gar nichts. Statt Maschinen arbeiten hier Menschen – da kann sich ab und an leider auch mal ein Packfehler einschleichen. Das Engagement jedes einzelnen Mitarbeiters, das gute Arbeitsklima sowie ausgefeilte Kontrollmechanismen drücken diese Fehlerquote jedoch in den Null-Komma-Promille-Bereich.

Unsere Lagermitarbeiterin Klarissa Unser Lagermitarbeiter MatthiasEin Blick ins Lager der Kaffeezentrale

Unsere Mitarbeiter ‚picken‘ die bestellten Produkte und bringen sie anschließend an einen Packtisch. Dabei haben es die Kollegen nicht leicht: schauen Sie sich zum Beispiel einmal an, wie viele Kaffees wir im Sortiment haben, die ein ‚Oro‘ im Namen tragen: Diemme Oro, Milani Oro, Costadoro, Morandini Oro, Mokaflor Oro…

Am Packtisch angekommen überprüfen sie nochmal, ob alle und auch die richtigen Produkte eingesammelt wurden. Es folgt die Auswahl einer geeigneten Kartongröße und vor allen Dingen die Überlegung: Wie verpacke ich eine Bestellungen so, dass es beim Versand möglichst nicht zu Beschädigungen kommt? Füllmaterial soll natürlich nur so viel wie nötig zum Einsatz kommen.

Dabei haben wir uns übrigens für aufblasbare Folien und gegen Papier entschieden. Warum? Das vordergründig umweltfreundlichere Recyclingpapier hat ein unglaubliches Volumen, wenn es bei Ihnen ankommt. Die Folien können angepiekst werden und finden dann in einer Hand Platz. Zudem sind sie sortenrein wiederverwertbar.

Lieblingsbestellungen und Sport am Arbeitsplatz

Natürlich haben unsere Lagermitarbeiter auch Lieblingsbestellungen. Besonders einfach und schnell zu verpacken sind etwa mehrere Kilogramm Kaffee, gerne auch nur eine Sorte. Darauf sind unsere Kartongrößen optimiert. 6 kg Mocambo können sogar gleich im Mocambo Originalkarton versendet werden. Weniger ‚freuen‘ sich unsere Kollegen im Lager über Kombinationen wie sechs Dosen Izzo Gold und eine Packung Kekse. Hier müssen sie sich nämlich ganz schön was einfallen lassen, damit das Gebäck am Ende nicht völlig zerkrümelt bei Ihnen eintrifft. Aber auch, wenn es mal kompliziert wird: bitte bestellen Sie weiterhin das, was Sie möchten. 😉

Das Fitnessstudio können sich unsere fleißigen Kollegen übrigens sparen: zu Spitzenzeiten laufen sie täglich jeweils bis zu 15 km und verräumen pro Person um die 800 kg Kaffee. Ganz schön viel! Zusätzlich müssen sie an arbeitsreichen Tagen auch darauf achten, dass sich ihre Laufwege nicht kreuzen und sie zusammenzustoßen – alles schon passiert…
Die fertig gepackten Bestellungen kommen anschließend auf großen Paketwagen (80 x 120 x 200 cm) und warten dort auf die Abholung durch unseren Paketdienstleister DHL.

Und tschüss: hier werden Ihre Bestellungen von DHL abgeholt

Und ab geht die Post

Mehrmals am Tag klingelt es am Tor und unser DHL-Fahrer Thorsten kommt die vollen Paketwagen abholen. Nun befindet sich Ihre Bestellung auf dem Weg zu Ihnen, worüber wir Sie mit einer Versandmail informieren. Zusammen mit dieser Mail schicken wir Ihnen auch den Tracking-Link zur Paketverfolgung. Damit sind wir schneller als DHL, denn der Link funktioniert erst, wenn das Paket erstmals in einem Paketzentrum gescannt wird. Das kann erst ein paar Stunden später sein. Unabhängig davon ist ihr Paket in den allermeisten Fällen schon am nächsten Werktag bei Ihnen.

 

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